Читать онлайн «Быть секретарём руководителя фирмы»

Ю. А. Лукаш БЫТЬ СЕКРЕТАРЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ ФИРМЫ Учебное пособие Москва Издательство «ФЛИНТА» 2012 УДК 35. 077(075. 8) ББК 65. 050. 2я73 Л84 Лукаш Ю. А. Л84 Быть секретарем руководителя фирмы [Электронный ресурс] : учеб. пособие / Ю. А. Лукаш. – М. : Флинта, 2012. – 98 с. ISBN 978-5-9765-1374-7 Книга посвящена особенностям профессии секретаря руководителя коммерческой организации, вопросам этики, формирования взаимоотношений с непосредственным руководителем, руководителями среднего звена и остальным персоналом фирмы, профилактики конфликтов и управления ими, а также особенностям психологии различных типов сотрудников, без чего невозможно правильное построение с ними служебных отношений. Секретарь руководителя фирмы – это не только ее лицо, но и ее форпост, а потому секретарь должен быть не просто внимателен к посетителям, но и обязательно обращать внимание на характерные черты их в целях профилактики возможных конфликтных ситуаций и ограждения от негативного воздействия непосредственного начальника. Поскольку работа секретаря связана с документами, в книге должное внимание уделено вопросам делопроизводства, впрочем, как и иным вопросам обеспечения секретарем труда своего непосредственного руководителя. Как правило, на должностях секретарей работают женщины, многие из которых совмещают работу с обучением, в связи с чем в книге изложены предусмотренные законодательством гарантии в сфере трудовых отношений. Книга рассчитана как на секретарей руководителей коммерческих организаций, так и на лиц, проходящих обучение на предмет приобретения данной профессии или повышения квалификации и профессионализма. Впрочем, книга была бы полезна также и руководителям коммерческих организаций – особенно тем из них, которые заинтересованы в установлении деловых взаимоотношений непосредственно с собственными секретарями и с их помощью – с остальным персоналом. УДК 35. 077(075. 8) ББК 65. 050. 2я73 ISBN 978-5-9765-1374-7 © Издательство «Флинта», 2012 2  ОГЛАВЛЕНИЕ Личные и деловые качества секретаря Примерная совокупность обязанностей секретаря руководителя Технические функции секретаря Отношения секретаря с посетителями Алгоритм деловой коммуникации секретаря с посетителем Алгоритм общения с посетителем в конфликтной ситуации Алгоритм поведения в случае высказывания посетителем претензии Конфликтогены и их недопустимость при общении с посетителями Поведенческая модель обеспечения результативности работы с посетителем Правила делового взаимодействия Особенности делового телефонного общения Искусство речевого общения Качества, необходимые для позитивного межличностного общения Противодействие манипуляциям на «подавление» собеседника Власть руководителя Основы взаимоотношений секретаря и руководителя Организация секретарём приёма руководителем посетителей Анализ личности и характера человека Защита от конкретных проявлений криминала Защита секретов фирмы Информация как элемент противоправной деятельности Предотвращение компьютерного взлома Классификация работников по типам поведения Бизнес-план фирмы Бизнес - этика секретаря Подготовка секретарём совещаний у руководителя Анализ причин производственного конфликта Взаимодействие сторон в конфликтной ситуации Рекомендации по устранению межличностных разногласий Информация о подборе персонала Внешние факторы претендента на вакансию Возможная характеристика личности и факторов влияния в отношении кандидатов на вакансии из бывших военнослужащих … Возможные темы пресс-релизов Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов Принципы делопроизводства предприятия Особенности составления служебного письма Реквизиты управленческого документа Отличие рукописной подписи и электронной цифровой подписи Выявление манипулятора среди персонала фирмы 3 Распознавание лжи собеседника Информационное и практическое значение невербальных коммуникаций Признаки напряженного состояния физиологические и поведенческие Мошенники (как распознать мошенника) Психологический портрет мошенника Действия работников фирмы в случае прибытия сотрудников полиции Первоначальные действия работников фирмы в случае прибытия представителей налоговых органов Деловая репутация фирмы Деловые связи Доверие как эффективный инструмент управления персоналом Внешний вид секретаря Должностная инструкция секретаря (секретаря-референта) Перечень наиболее широко используемых при подготовке текстов управленческих документов устойчивых словосочетаний Сокращения, принятые в международной практике при составлении и оформлении документов 4  Секретарь руководителя коммерческой организации должен быть не только лицом фирмы, и даже не просто ушами и глазами её руководителя, но ещё и «форпостом» защиты от внешнего и «внутрифирменного» негатива.