Читать онлайн «Оценка качества систем электронного документооборота и персонала, управляющего документацией»
Автор Виктория Афанасьевна Султанова
ОЦЕНКА КАЧЕСТВА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ПЕРСОНАЛА, УПРАВЛЯЮЩЕГО ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Сегодня на отечественном рынке проблема качества услуг, товаров, персонала весьма актуальна. Потребителю нужна не просто услуга, а качественная услуга, не просто система управления электронными документами, а система, позволяющая решать определенный набор задач, умеющая работать в одном информационном пространстве с другими системами, отвечающая национальным и международным требованиям. Как же оценить качество приобретенного программного продукта?
В настоящее время не существует механизмов оценки качества программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ), и профессионального уровня специалистов, эксплуатирующих такие системы.
Следует обозначить две проблемы: наличие национальных и международных стандартов, определяющих требования к рынку; механизм экспертной оценки и сертификации товаров, услуг, персонала.
Электронный документооборот существует 25 лет, однако законодательно утвержденные стандарты или правила его построения не разработаны, не регламентированы функции, необходимые для решения определенного рода задач, до сих пор не утвержден словарь терминов. Как же все-таки выбрать систему электронного документооборота (СЭД)?
Особенности выбора СЭД
Потребителю крайне сложно в деталях оценить возможности системы и самому обозначить требования к обеспечению полноценного документооборота. Пока он вынужден покупать то, что ему навязывает рынок СЭД. Каждый производитель считает свою разработку оптимальной и имеющей необходимый набор функций. Проверить это сложно, поскольку перечень решаемых СЭД задач не оговаривается ни в одном регламенте или инструктивном документе. Кроме того, решающей силой при ее выборе являются или ИТ-службы, или делопроизводители, причем ни те, ни другие не в состоянии комплексно оценить проблему с позиций специалистов, находящихся на стыке проблем, равноценно владеющих как информационными технологиями, так и проблемами ДОУ.
Крайне редко система выбирается на основании глубокого изучения рынка программных продуктов, детального тестирования большинства предложенных систем, тщательного сопоставления внутренних задач с их возможностями. Сегодня существует только один документ, который мог бы быть помощником в данном вопросе. Это справочник, выпущенный "Гильдией Управляющих Документацией", "Качественный анализ систем автоматизации ДОУ", к выпуску готовится второе издание справочника.
Такое состояние дел ведет к определенным последствиям: весьма проблематично взаимодействие различных систем, непредсказуемо качество установленных, в частности в органах власти, СЭД, размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами - это в первую очередь определенный порядок и последовательность действий и операций.
Приняты регламенты в работе служб документационного обеспечения, утверждена инструкция по работе с документами в федеральных органах исполнительной власти, однако СЭД живут "собственной жизнью", так как их никто не регламентировал.
И ПЕРСОНАЛА, УПРАВЛЯЮЩЕГО ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Сегодня на отечественном рынке проблема качества услуг, товаров, персонала весьма актуальна. Потребителю нужна не просто услуга, а качественная услуга, не просто система управления электронными документами, а система, позволяющая решать определенный набор задач, умеющая работать в одном информационном пространстве с другими системами, отвечающая национальным и международным требованиям. Как же оценить качество приобретенного программного продукта?
В настоящее время не существует механизмов оценки качества программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ), и профессионального уровня специалистов, эксплуатирующих такие системы.
Следует обозначить две проблемы: наличие национальных и международных стандартов, определяющих требования к рынку; механизм экспертной оценки и сертификации товаров, услуг, персонала.
Электронный документооборот существует 25 лет, однако законодательно утвержденные стандарты или правила его построения не разработаны, не регламентированы функции, необходимые для решения определенного рода задач, до сих пор не утвержден словарь терминов. Как же все-таки выбрать систему электронного документооборота (СЭД)?
Особенности выбора СЭД
Потребителю крайне сложно в деталях оценить возможности системы и самому обозначить требования к обеспечению полноценного документооборота. Пока он вынужден покупать то, что ему навязывает рынок СЭД. Каждый производитель считает свою разработку оптимальной и имеющей необходимый набор функций. Проверить это сложно, поскольку перечень решаемых СЭД задач не оговаривается ни в одном регламенте или инструктивном документе. Кроме того, решающей силой при ее выборе являются или ИТ-службы, или делопроизводители, причем ни те, ни другие не в состоянии комплексно оценить проблему с позиций специалистов, находящихся на стыке проблем, равноценно владеющих как информационными технологиями, так и проблемами ДОУ.
Крайне редко система выбирается на основании глубокого изучения рынка программных продуктов, детального тестирования большинства предложенных систем, тщательного сопоставления внутренних задач с их возможностями. Сегодня существует только один документ, который мог бы быть помощником в данном вопросе. Это справочник, выпущенный "Гильдией Управляющих Документацией", "Качественный анализ систем автоматизации ДОУ", к выпуску готовится второе издание справочника.
Такое состояние дел ведет к определенным последствиям: весьма проблематично взаимодействие различных систем, непредсказуемо качество установленных, в частности в органах власти, СЭД, размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами - это в первую очередь определенный порядок и последовательность действий и операций.
Приняты регламенты в работе служб документационного обеспечения, утверждена инструкция по работе с документами в федеральных органах исполнительной власти, однако СЭД живут "собственной жизнью", так как их никто не регламентировал.
